Michael Bucklandi
Infohalduse ja -süsteemide kool, California Ülikool, Berkeley, CA 94720-4600
Kokkuvõte: teooriat määratletakse kui vaadet või kirjeldust millegi olemuse kohta. Uuritakse dokumendihalduse teooriaga seotud teooria olemust, sealhulgas teabe otsimist, dokumentide elutsüklit ja teabepoliitikat. Dokumendihalduse teooriat ei tohiks vaadelda eraldiseisvana ja see ei pea olema dokumendihalduse jaoks ainulaadne. Näidetega on välja toodud dokumendihalduse teooria funktsionaalsed, professionaalsed ja hariduslikud kontekstid.
Sissejuhatus
Dokumendihalduse teooria kohta võib olla erinevaid arvamusi:Dokumendihalduse
1.praktikat reguleeriv hästi määratletud ja väljakujunenud teooria;
2. puudub dokumendihalduspraktikat suunav teooria;
3. Dokumendihalduse praktikat toetavaid teooriaid on mitmeid, kuid need kuuluvad liitdistsipliinide või teaduste hulka ja neid kasutatakse alati, kui ilmneb vajadus põhimõtetel rajatud tegevuseks.
Selles artiklis väidame, et ükski ülaltoodust pole õige. Selle asemel soovitame: (i) on olemas dokumendihalduse teooria, mis ei ole veel hästi sõnastatud; (ii) osa sellest teooriast jagatakse ja jagatakse üha enam teiste valdkondadega; ja (iii) suur osa sellest ei ole ehk veel korralikult teooriana tunnustatud. Kuid kõigepealt peame oma tingimused selgeks tegema. Eelkõige enne küsimuse “Kas on olemas dokumendihalduse teooria?” või veel parem: “Mis on dokumendihalduse teooria?” eelnev küsimus “Mis on teooria?” tuleb tegeleda, kui me ei taha oma aega raisata.
Mis on “teooria”?
Sõna “teooria” algne tähendus ja selle aluseks olev tähendus on vaade millelegi või perspektiiv sellele. Oma päritolus on sõna “teooria” seotud sõnaga “teater” (Oxford English Dictionary 1989, v. 7, lk 902). Üldisemalt on teooria kellegi vaade või kirjeldus millegi olemuse kohta. Selles üldises mõttes on olemas teooria kõige kohta, mille olemust saate kirjeldada.
Üks probleem on see, et arukas arutelu teooria üle on enamikus valdkondades kõrvale kaldunud matemaatika- ja eksperimentaalteaduste kõrge sotsiaalse prestiiži tõttu, eriti pärast Teist maailmasõda. Loogika ja füüsika on ebatavalised selle poolest, et kui teil on vaade nende mõne aspekti olemusele, saate üldiselt väljendada oma seisukohta (oma teooriat) nii, et seda saab katseliselt testida ja võib-olla ebaadekvaatseks tunnistada. Teooriate toetuseks tõendite leidmine on suhteliselt lihtne ja selle kasulikkus on piiratud.on heauskne pingutus ümberlükkamine Edusammude aluseks olevate teooriate. Seetõttu nendes distsipliinideseeldatakseüldiselt, et teooriaid saab rangelt esitada ja neid saab testida, püüdes neid ümber lükata. (Tavaliselt on teooria hüpotees või hüpoteeside kombinatsioon, mis on teatud katsetele vastu pidanud.)
Kahjuks on inimesed eeldanud, et ka tegevused, mis pole “kõvad” teadused, peaksid kasutama sama piiratud, spetsiifilist teooriatunnetust. Kui nad otsivad sellist ranget teooriat ja ümberlükkamist inimtegevuse segasest maailmast, nagu teabeteenuste pakkumine ja kasutamine, ei leia nad midagi – ettearvatavalt! – ja neid heidutab see kitsas eelarvamus range, formaalse teooria märkamisest, mis on subjektile sobiv. (Ebaõnnestunud, valesti sõnastatud teooriaotsingu näidet vt Boyce ja Kraft 1985). Aristoteles teadis paremini: “See on haritud inimese tunnus ja tema kultuuri tõend, et ta otsib igas aines ainult nii palju täpsust, kui selle loomus lubab.” (Aristoteles 1955, 27-28)
“Teooria” ja “praktika” vahel ei tohiks olla jäika dihhotoomiat, kunaon seotud mõne vaatega – tegelikkuses teooriagamõlema põhimõte. Sellegipoolest seisab asjatundlik praktik dokumendihalduses, nagu ka muudes kasulikes valdkondades, üldiselt silmitsi valikuga formaalse, range, “auväärse” teooria vahel, mis näib olevat lahutatud räpane igapäevastest tegelikkusest, ja vähem formaalse “teooria”, mis peegeldab rohkem või vähem räpane reaalsus, mida praktikas kohtab, kuid ei tundu kuigivõrd teooriana (Schon 1983, 42-45). Mõtlike ja eriti akadeemikute väljakutseks on püüda ületada lõhe: töötada välja formaalsed teooriad, mis on realistlikumad, ja realistlikud vaated, mis on kujundatud üldiste põhimõtete alusel.
Kui triviaalne on dokumendihaldus?
Kui me taganeda absurdsust eeldades, et asjaajamine teooria peaks olema omadused teooria ametliku teaduse küsimus muutub,kas on olemas teooria, mida me theorizing umbes. Otsemalt öeldes: kui triviaalne või kui keeruline on dokumendihaldus?
Kui me pidasime dokumendihaldust ainult paberitükkide nummerdamiseks, riiulisse tõstmiseks, toomiseks ja ümberpaigutamiseks, siis on ka meie nägemus sellest – meie teooria – üsna triviaalne. Ükskõik kui majanduslikult väärtuslik see tegevus ka ei oleks,see teooria ei oletõenäoliselt kuigi huvitav.
Kui aga vaatleme dokumendihaldust kui organisatsiooni töödokumentidele juurdepääsu haldamist, siis kerkivad esile mõned keerulisemad aspektid, millest toon kolm näidet:
1. Infootsing. Ostutellimuse nr 1234 toomine on lihtne, tuleb otsida asukoht ja see füüsiliselt transportida. Kuid kuidas teha kindlaks, millised dokumendid on olemas, mis vastavad mõnele halvasti määratletud vajadusele? Kuidas on lood kõigi ettevõtte tegevusega seotud dokumentidega, mida võib tõlgendada diskrimineerimise tõenditena? Kuidas leiab ülikool dokumente, mis võiksid näidata tema panust kohaliku tööstuse heaolusse?
Teabe otsimine võib hõlmata kuni kolme funktsiooni: (i) Dokumendi koopia füüsiline toomine; (ii) asukoha kindlaksmääramine, kus mõni teadaolev dokument praegu asub; ja (iii) tuvastada, millised dokumendid vastavad mõnele kirjeldusele, kui neid on. Täpselt määratletud plaadiseeriad, kuid tõenäoliselt on vaja rohkem. Sisenetakse indekseerimise, klassifitseerimise, tesauruste, andmesõnastike jne suure ja keeruka valdkonda.Kirjete
2. elutsükkel. Mis tahes dokumendihaldusteenuse tõhusam ja kulutõhusam toimimine on tõenäoline, kui dokumendihaldur osaleb dokumentide kogu elutsüklis. Kuid kaasamine kogu tsüklisse hõlmab kaasamist väga erinevatesse küsimustesse: vormide kujundamine ja haldamine, inimtegurid ja töövoog, säilitamisgraafikud ja arhiivi säilitamise hindamine, infotehnoloogia ja oluliste dokumentide kaitse.
3. Teabepoliitika. Mis (ja kes) määrab, kes peaks ja kes ei tohi dokumentidele ligi pääseda? See hõlmab õiguslikke ja eetilisi probleeme, mis tulenevad teabevabadust ja privaatsust käsitlevatest õigusaktidest, ärisaladusest ja muust. Need asjad on keerulised, vastuolulised ja väga olulised, eriti avaliku sektori dokumendihalduse jaoks. Näiteks kas avalikkusel peaks olema juurdepääs mõnele või kõigile riigiametnike personalidokumentidele või on selliste ametnike õigus privaatsusele ülimuslik? Millal ja millistel alustel võib töödokumentide kavandeid konfidentsiaalsena hoida?
Need kolm näidet (teabeotsing; dokumentide elutsükli kujundamine ja teabepoliitika) on piisavad näitamaks, et kui käsitlete dokumentide haldamist üldiselt nii, et see on seotud juurdepääsuga organisatsiooni töödokumentidele, siis on vaevalt võimalik vältida selle olemuse vaatamist. valdkond on praktiliselt ja kontseptuaalselt keeruline – nagu tegelikult või potentsiaalselt rikas ühe või teise teooria poolest.
Jaanalinnuteadus: või mis on dokumendihalduses ainulaadne?
Teine teooria probleem professionaalses praktikas on soov tuvastada teooria või teadus, mis on ainulaadne selle ameti jaoks. Ka see on ebamõistlik.
Küsimused ja põhimõtted, kellel peaks olema juurdepääs dokumentidele, on nii juriidiline kui ka dokumendihalduse küsimus. Elutsükli kontseptsioon on ühine nii arhiivide kui ka dokumendihalduse jaoks. Indekseerimis- ja klassifitseerimisskeemid puudutavad ka raamatukogundust, museoloogiat, andmebaaside haldamist ja muid valdkondi. Kas see on oluline? Jah, see on positiivses mõttes oluline, sest on kasulik, et ka teised ametirühmad tunnevad oma huvi samade või seotud probleemidega tegelemise vastu. Vaja on suhtlemist ja koostööd, mitte enesekehtestatud professionaalset lahusolemist.
Ma ei peaks organisatsiooni dokumentidele juurdepääsu võimaldamist ebaoluliseks ega lihtsaks. Staatus ja lugupidamine tulenevad raske ja olulise ülesande hästi tegemisest, mitte nõudmisest, et inimene pole arhivaar, raamatukoguhoidja ega mis iganes. Dokumendihalduse ulatuse määratlemine määrab kaudselt ka seda, millised teooriad oleksid asjakohased. Mida rohkem ideid saab teistest valdkondadest, seda parem on dokumendihaldusteenus.
Mõelge teadlasele, kes uurib jaanalinnu – jaanalinnuteadlast. Kahtlemata on jaanalindude uurimisega seotud palju teooriat. Siiski kahtlen, et jaanalindudele on palju omane. Pigem peaksime eeldama teooriate variante või erijuhtumeid, mis puudutavad ka teisi sama elupaiga linde ja/või teisi loomi. Võib olla jaanalinnuteadlane, kuid kahtlustage kedagi, kes väidab, et on olemas jaanalinnuteadus, mis on kuidagi eraldiseisev ja teistest teadusharudest sõltumatu. Kellegi pea võib olla liiva sees.
Dokumendihalduse teooria teoreetilised kontekstid.
“Teoreetilise konteksti” all peame silmas laiemat teooriavaldkonda, millesse dokumendihalduse teooria sobib. Selliseid teoreetilisi kontekste võib olla palju. Mainime vaid kolme.
1. Funktsionaalne kontekst. Dokumendihaldus teenindab ettevõtet või muud organisatsiooni. Seetõttu peab dokumendihaldusteenuse missioon olema seotud ja toetama organisatsiooni kui terviku missiooni. Dokumendihaldusprogrammi roll tuleb liigendada organisatsiooni teiste osade rollidega: dokumentidele juurdepääsu vajavate töötajate rollid, vajadused ja tegevused; muude teabega seotud programmide rollid, nagu juhtimisinfosüsteemid, andmetöötlus, raamatukogu ja arhiivid. Teisisõnu, dokumendihalduse teooria on tõenäoliselt steriilne või puudulik, välja arvatud juhul, kui see on seotud vaatega organisatsioonist tervikuna. Kaasatud on rohkem kui akadeemiline uudishimu. Kui tahame väita, et dokumendihalduse roll on oluline, siis peame omama seisukohti selle kohta, kuidas hea dokumendihaldusprogramm aitab kaasa ja toetab organisatsiooni tõhusust.
2. Professionaalne kontekst. Dokumendihaldust võib vaadelda kui üht liiget otsingupõhiste infosüsteemide perekonnast. Itaallane ei ole sama, mis britt, kuid nad on mõlemad eurooplased ja jagavad eurooplastena mõningaid ühiseid jooni. Arhiivid, raamatukogud, dokumendihaldusprogrammid ja ettevõtete andmebaasid ei ole samad, kuid need kõik on otsingupõhised teabeteenused ja seetõttu on neil nii ühiseid jooni kui ka erinevusi, mis muudavad need ainulaadselt erinevateks (Buckland 1982, 1991).
Dokumendihalduse nägemine otsingupõhiste infosüsteemide perekonna liikmena pole uus. Seda seisukohta kasutati selle sajandi alguses liikumises “Dokumentatsioon”, eriti Paul Otleti (1868-1944) kirjutistes (Rayward 1976, 1986). Seda, mida me praegu nimetame dokumendihalduseks, nimetas Otlet “haldusdokumentatsiooniks” ja ta nägi selles asjaajamises olulist eriala. Samuti lisas ta haldusdokumentatsiooni osana seda, mida me praegu nimetame juhtimisinfosüsteemideks. Otlet kirjutas sel teemal mitmeid töid ja tema ideid rakendati Euroopas piiratud määral (Otlet 1923, 1930, 1934, 350–55; Rayward 1976, 160, 184).
Otlet käsitles arhiive, bibliograafiat, raamatukogusid, muuseume ja dokumendihaldust osana laiast valdkonnast “Dokumentatsioon” või “Ülddokumentatsioon” või, nagu me tänapäeval võime öelda, teaberessursside haldamine. 1923. aastal kirjutas ta mõnevõrra ennatlikult, et haldusdokumentatsioon on “ülddokumentatsiooni” haru, mis sündis bibliograafia, arhiivihalduse ja isegi museoloogia lähenemisest ja seejärel sulandumisest (Otlet 1923, 13).
Otlet oli omal ajal suurkuju, kuid nüüdseks on teda vähe tuntud. Tema kirjutised hakkavad alles nüüd ilmuma inglise keeles (Otlet 1990). Siiski on hiljuti Põhja-Ameerikas tähelepanu pälvinud idee, et dokumendihalduse (ja muude teabeteenuste) nägemine seotud teabealaste elukutsete perekonna osana ja võrdleva lähenemisviisi omaksvõtmisest võib olla teoreetiline ja praktiline kasu (Seibell 1987; Pemberton & Prentice 1990; Buckland, 1991).
3. Intellektuaalne kontekst. Teist tüüpi kontekst on see, mida võiks nimetada “intellektuaalseks kontekstiks”. Kust tulid dokumendihalduse ideed ja kuhu on dokumendihalduse ideed jõudnud? Seda saab illustreerida kaks näidet. Üks dokumendihalduse ideede allikas on arhiiviteooria. Posner (1940) kiusas arhivaare nende kalduvuse pärast otsida oma juuri muistsesse Assüüriasse. Võib-olla kirjeldatakse seda iidset arhiivitööd täpsemalt kui iidset dokumendihaldust (Walker 1989). Professor Duranti tegi hiljuti kokkuvõtte dokumendihaldurite intellektuaalse päritolu aspektist (Duranti 1989).
Teisest küljest on vähem teada, et arvutiteaduses moodsad ideed hüperteksti ja hüpermeedia kohta on osaliselt juurdunud dokumendihalduses. Peamiseks inspiratsiooniallikaks selles valdkonnas on olnud Vannevar Bushi nägemuslik essee “Nagu me arvame” (1945). See 1939. aastal koostatud fantaasia põhines tema kogemusel projektiga, mida rahastasid Eastman Kodak ja National Cash Register, et töötada välja kiirem meetod mikrofilmitud äridokumentide leidmiseks, kasutades masinat, mida tuntakse kui “kiirvalijat”. Kiirvalijad olid sisuliselt arvutipõhise otsingu (CAR) arvutieelne versioon, milles registrikirjed salvestati mustritena mikrofilmile endale dokumentide kujutiste kõrvale. Indeksikirjeid otsiti fotoelemendi abil, et tuvastada vasteid otsitava indeksi mustri ja mikrofilmi indeksi mustrite vahel. Kiirselektori tehnoloogia töötas algselt välja 1920. aastate lõpus Saksamaal Zeiss Ikon ja hiljem, 1930. aastatest kuni 1960. aastateni USA-s, tavaliselt selleks, et aidata leida ja leida mikrofilmitud ettevõtte kirjeid või tehnilisi aruandeid (Goldberg, 1992; Buckland). , 1992; Alexander & Rose, 1964; Stevens, 1968).
Võrdlus
Üks ei jõua kuigi kaugele, püüdes asju oma mõistetega määratleda ja kirjeldada. Just võrdlemine on intellektuaalse tegevuse kõige elementaarsem. Dokumendihalduse olemuse võrdlemine muude asjadega on vajalik tingimus dokumendihalduse vaate – teooria – arendamiseks. Dokumendihalduse paremaks mõistmiseks peame rohkem tähelepanu pöörama dokumendihalduse võrdlemisele teiste seotud tegevustega. Ainult sarnasuste ja erinevuste põhjaliku mõistmise kaudu saame eeldada sügavat arusaamist dokumendihalduse olemusest – teooriast.
Kokkuvõte
1. Teooria on vaade millegi olemusele.
2. Teooria ei tohiks olla formaalsem, kui kirjeldatavate nähtuste olemus lubab. Liiga formaliseeritud teooriad ei kirjelda tegelikkust kasulikult.
3. Iga nägemus dokumendihaldusest kui dokumentide esitamisest ja toomisest on aluse mittetriviaalsele teooriale.
4. Mõned dokumendihalduse teooria osad on tõenäoliselt ainulaadsed dokumendihalduses, kuigi üksikasjalik rakendus ja üldine segu on sellised. Jagatud teooria on kasulik, kuna see tähendab, et teistel on ühine motivatsioon parema mõistmise otsimiseks.
5. Dokumendihaldust saab vaadelda erinevates kontekstides, nt funktsionaalne, professionaalne, intellektuaalne. Iga sellise laiema konteksti vaatamine annab teooriakogumi – või võimaluse seda arendada.